Als Medisch secretaresse bij Excellent Care Clinics vorm je een belangrijke schakel tussen patiënt, verwijzer, behandelaar en onze interne organisatie. Je verwerkt medische en administratieve informatie, bewaakt dossiers en afspraken en zorgt voor correcte correspondentie en opvolging. Zo draag je bij aan een efficiënt, zorgvuldig en patiëntgericht verloop van onze poliklinische zorg.
Over Excellent Care Clinics
Excellent Care Clinics is een kleinschalige, gespecialiseerde pijnkliniek in Velsen-Noord, waar we patiënten met acute en chronische pijnklachten persoonlijke en hoogwaardige zorg bieden. In onze professionele werkomgeving werken collega’s met korte lijnen nauw samen en is ieders bijdrage zichtbaar.
Over de functie
Als Medisch secretaresse ondersteun je binnen de Backoffice en Polikliniek Pijnzorg het zorgproces met medisch-secretariële, administratieve en planningsgerichte werkzaamheden. Je verwerkt verwijzingen, patiëntgegevens, correspondentie en afspraken, ondersteunt behandelaars en bewaakt de administratieve voorbereiding en opvolging van patiëntcontacten.
Je werkt zelfstandig en zorgvuldig binnen de geldende procedures, privacyregels en kwaliteitsafspraken. Je rapporteert aan de Backoffice manager en werkt nauw samen met patiënten, verwijzers, externe zorgpartijen, behandelaars, medisch specialisten, verpleegkundigen, frontoffice medewerkers, administratief medewerkers Backoffice en de Coördinator Backoffice. Aan deze functie is geen hiërarchische of functionele aansturing verbonden.
Wat ga je doen?
- Verwerk verwijzingen, patiëntgegevens en medische correspondentie zorgvuldig volgens interne procedures.
- Bereid spreekuren, behandelingen en patiëntcontacten administratief voor en ondersteun behandelaars bij secretariële werkzaamheden rondom het zorgproces.
- Bewaak de volledigheid en juistheid van patiëntdossiers binnen je eigen takenpakket.
- Plan, wijzig en bewaak afspraken, spreekuren en administratieve vervolgacties.
- Verwerk inkomende en uitgaande correspondentie met patiënten, verwijzers en externe zorgpartijen.
- Signaleer ontbrekende gegevens of documenten en zet passende vervolgacties uit.
- Zorg voor correcte registratie, dossiervoering en administratieve opvolging van patiëntcontacten.
- Onderhoud professioneel contact en stem informatie en vervolgacties tijdig af met patiënten, verwijzers, behandelaars, frontoffice en backoffice.
Wie ben jij?
- Je beschikt over mbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met een opleiding richting medisch secretariaat, doktersassistent of vergelijkbaar.
- Je hebt bij voorkeur ervaring met medisch-secretariële werkzaamheden, patiëntadministratie of administratieve ondersteuning in de zorg.
- Je hebt kennis van medische terminologie en inzicht in patiëntadministratie, dossiervoering en medisch-secretariële processen.
- Je werkt nauwkeurig, discreet en gestructureerd en houdt overzicht bij wisselende werkzaamheden, dossiers en vervolgacties.
- Je communiceert helder en zorgvuldig en stemt informatie tijdig af met patiënten, verwijzers, behandelaars en collega’s.
- Je hebt kennis van en ervaring met elektronische patiëntendossiers (EPD), digitale dossiervoering, e-mail, telefonie en Microsoft Office. Je gaat volgens de AVG en interne afspraken om met vertrouwelijke gegevens. Voor indiensttreding kun je een geldige VOG overleggen.
Wat bieden wij jou?
- Een veelzijdige medisch-secretariële functie van 24 - 32 uur per week waarin je direct bijdraagt aan zorgvuldig georganiseerde, patiëntgerichte poliklinische zorg.
- Een kleinschalige, professionele werkomgeving met korte lijnen, betrokken collega’s en ruimte om mee te denken.
- De mogelijkheid om je verder te ontwikkelen in medische terminologie, patiëntadministratie, dossiervoering, planning en medisch-secretariële ondersteuning.
- Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van 7 maanden, met uitzicht op een vast dienstverband.
- Een indicatieve inschaling in FWG 40 volgens de cao Ziekenhuizen. De definitieve indeling wordt vastgesteld conform het functiewaarderingssysteem en de cao Ziekenhuizen; de exacte inschaling sluit aan bij je opleiding en ervaring.
- Een pensioenregeling, 8,33% vakantietoeslag en een eindejaarsuitkering van 8,33% volgens de cao Ziekenhuizen.
- Dagelijks een aangeboden lunch en een reiskostenvergoeding van € 0,25 per kilometer volgens de geldende ECC-regeling.